Entenda o processo de abertura

Você é apaixonado por saúde e bem-estar? Sonha em ter seu próprio negócio no ramo farmacêutico? Se a resposta for sim, então você está prestes a descobrir como abrir a sua distribuidora de medicamentos! Montar uma distribuidora pode ser uma oportunidade emocionante e lucrativa, mas também pode ser um desafio se você não souber por onde começar. Mas não se preocupe! Estamos aqui para guiar você em cada etapa do caminho.

Neste guia completo, você encontrará o conhecimento e a orientação necessários para abrir sua própria distribuidora de medicamentos com confiança. Vamos compartilhar os segredos do setor, dicas práticas e estratégias comprovadas para você construir um negócio sólido e bem-sucedido. Desde a obtenção das licenças e autorizações necessárias até a construção de uma rede de fornecedores confiáveis, vamos percorrer juntos o caminho para o sucesso.

O Mercado

Público-alvo

É fundamental que o empreendedor realize uma pesquisa aprofundada dos indicadores econômicos e sociais da região onde pretende estabelecer seu negócio. Assim, é necessário analisar informações como o tamanho da população, a população economicamente ativa, o índice de potencial de consumo, entre outros. Esses dados podem ser obtidos em sites como o Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (IPEA), o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) e o Programa de Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD).

Além disso, é de extrema importância estudar o perfil dos clientes, identificando e conhecendo melhor o público-alvo. Aspectos relevantes incluem as características gerais dos estabelecimentos concorrentes, como o porte das farmácias/drogarias, órgãos públicos, entre outros. Os interesses e comportamentos dos clientes, como a frequência de compra, o valor médio gasto em produtos, a quantidade adquirida; e os motivos que levam à compra, como o preço, a marca, as condições de pagamento e o atendimento. Também é importante considerar a localização, ou seja, em que cidade ou estado a distribuidora deseja atuar e como os clientes poderão encontrá-la.

Concorrência

Por outro lado, é recomendável ainda conhecer a concorrência, identificando empresas que trabalham com produtos similares na mesma região onde a empresa pretende se estabelecer. Sendo assim, é importante verificar informações como preço, condições de pagamento, localização, qualidade do atendimento, horário de funcionamento, entregas, entre outros aspectos relevantes.

Desse modo, realizando essa análise detalhada, é possível verificar se há espaço para mais um empreendimento no mesmo segmento. Caso positivo, identificar o diferencial que a empresa precisa oferecer para conquistar os clientes. 

Outras sugestões

Algumas opções de diferenciação podem incluir a criação de programas de fidelidade para os clientes mais assíduos, ampliação das linhas de produtos oferecidos e venda de produtos por telefone e internet. Além disso, há ainda a prestação de serviços de logística para laboratórios e parcerias exclusivas para representação e promoção de produtos.

Para ter sucesso nesse setor, é essencial estabelecer parcerias sólidas com os laboratórios, visto que a distribuidora deve atuar como representante dos medicamentos e garantir uma eficiente logística de entrega dos produtos.

Localização

É importante seguir as diretrizes estabelecidas pela Portaria 802 de 08/10/88, republicada em 04/02/99 e suas alterações, para a escolha da localização do ponto comercial de distribuição de produtos farmacêuticos. Abaixo estão alguns pontos a serem considerados:

– O imóvel deve se adequar às necessidades operacionais, levando em conta a localização, capacidade de instalação do negócio e possibilidade de expansão. Além disso, há ainda as características da vizinhança e disponibilidade dos serviços de água, luz, esgoto, telefone e internet;

– O ponto deve ser de fácil acesso, contar com estacionamento para veículos, espaço para carga e descarga de mercadorias e ter acesso aos serviços de transporte coletivo na região;

– É importante verificar se o local está sujeito a inundações ou se está próximo a zonas de risco;

– O imóvel deve estar legalizado e regularizado junto aos órgãos públicos municipais, com a planta aprovada pela Prefeitura;

– Verificar se houve alguma obra posterior que tenha alterado a área do imóvel;

– As atividades a serem desenvolvidas no local devem estar de acordo com a Lei de Zoneamento ou o Plano Diretor do Município;

– Certificar-se de que os pagamentos do IPTU referentes ao imóvel estejam em dia;

– Verificar se a legislação local permite o licenciamento de placas de sinalização.

Procedimento para Abertura e Registro da Empresa

Para abrir e registrar uma distribuidora de medicamentos, é necessário seguir os seguintes procedimentos:

1. Registrar na Junta Comercial;

2. Registrar na Secretaria da Receita Federal para obtenção do CNPJ;

3. Registrar na Fazenda Estadual;

4. Registrar na prefeitura municipal para obter o alvará de funcionamento;

5. Realizar consulta prévia de endereço na Prefeitura Municipal/Administração Regional, para verificar a conformidade com a Lei de Zoneamento;

6. Realizar o cadastramento junto à Caixa Econômica Federal no sistema “Conectividade Social – INSS/FGTS”;

7. Observar e cumprir as regras de proteção ao consumidor estabelecidas pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC);

8. Obter o alvará de licença sanitária, adequando as instalações de acordo com o Código Sanitário (especificações legais sobre as condições físicas), seguindo as normas da ANVISA em âmbito federal, estadual e municipal;

9. Registrar no Corpo de Bombeiros Militar para obtenção do “Habite-se” pela prefeitura;

10. Cumprir as exigências legais presentes nas resoluções da ANVISA, em especial a Portaria 802 de 08/10/88, republicada em 04/02/99, e suas atualizações, que institui o Sistema de Controle e Fiscalização em toda a cadeia dos produtos farmacêuticos, juntamente com as Boas Práticas de Distribuição de Produtos Farmacêuticos;

11. Seguir a Resolução ANVISA RDC nº 204, de 14 de novembro de 2006, que determina as diretrizes para estabelecimentos que exerçam atividades relacionadas a importação, exportação, distribuição, expedição, armazenamento, fracionamento e embalagem de insumos farmacêuticos;

12. Seguir a RESOLUÇÃO DE DIRETORIA COLEGIADA – RDC Nº 39, DE 14 de agosto de 2013. Essa resolução dispõe sobre os procedimentos administrativos para concessão da Certificação de Boas Práticas de Fabricação e da Certificação de Boas Práticas de Distribuição e/ou Armazenagem;

Obs : É recomendável a contratação de uma consultoria técnico-regulatória e um contador legalmente habilitado para auxiliar o empreendedor nesse processo.

Estrutura

Uma área física de pelo menos 200m² é estimada como necessária para uma estrutura mínima, com possibilidade de ampliação à medida que o negócio se desenvolve. Por exemplo, pode-se dividir essa área em diferentes ambientes, como uma área de recepção, uma área de armazenamento com câmaras frias, um escritório e sanitários.

Além disso, para cumprir as boas práticas de distribuição de produtos farmacêuticos, é importante ter instalações adequadas e espaço físico suficiente para o armazenamento e distribuição dos produtos, garantindo sua segurança contra sinistros ou desvios. Caso haja necessidade de condições especiais de armazenamento em relação à temperatura, é importante providenciar e monitorar sistematicamente essa condição, mantendo registros adequados.

A Agência de Vigilância Sanitária (ANVISA) também exige que os distribuidores tenham uma área de recepção separada da área de armazenamento. Assim, é possível proteger as remessas de produtos de qualquer risco durante o recebimento. Em síntese, essa área é basicamente uma área de quarentena.

Deve-se armazenar medicamentos sujeitos a um regime especial de controle em armários resistentes e/ou salas fechadas com chave. Além disso, é necessário ter um local ou sistema de segregação fora da área de dispensação para guardar produtos com irregularidades ou que se encontram fora do prazo de validade.

Por fim, recomenda-se pintar as paredes com tinta acrílica, de preferência em tons claros. É possível contar com a ajuda de profissionais qualificados, como arquitetos, engenheiros e decoradores, para fazer as alterações necessárias no imóvel para o funcionamento da distribuidora, incluindo questões como ergonomia, fluxo de operação, iluminação, ventilação, entre outros.

Pessoal

Atribuições do farmacêutico

É imprescindível contar com excelentes profissionais, uma vez que o fator humano é essencial para o sucesso de uma distribuidora. É obrigatório ter um farmacêutico responsável, devidamente registrado no Conselho Regional de Farmácia (CRF). Conforme o Código de Ética do Conselho Federal de Farmácia, o farmacêutico tem diversos deveres, tais como:

– Comunicar, com discrição e fundamentação, às autoridades sanitárias e profissionais, fatos que caracterizem infração às normas que regulam o exercício das atividades farmacêuticas;

– Colocar seus serviços profissionais à disposição das autoridades constituídas, se solicitado, em situações de conflito social interno, catástrofe ou epidemia, independentemente de remuneração ou vantagem pessoal;

– Adotar uma postura científica em relação às práticas terapêuticas alternativas para que o usuário possa estar bem informado e tomar decisões conscientes sobre sua saúde e bem-estar;

– Contribuir para a promoção da saúde individual e coletiva, especialmente na área de prevenção.

Outras funções

Além do farmacêutico, uma distribuidora pode contar com outras funções, dependendo do tamanho da empresa:

– Gerente: responsável pelas atividades administrativas, financeiras, controle de estoque e comercialização. Em resumo, ele deve possuir conhecimento em gestão de negócios, processos produtivos e mercado. É importante manter contato com laboratórios e principais clientes, e acompanhar as tendências do setor;

– Representante: responsável pelo atendimento aos clientes e venda dos produtos. Deve possuir profundo conhecimento dos produtos oferecidos, compreender as necessidades dos clientes, conhecer a cultura e o funcionamento da empresa. Além disso, deve estar atualizado sobre as tendências de mercado, desenvolver relacionamentos duradouros com os clientes, transmitir confiabilidade e carisma, e zelar pelo bom atendimento pós-venda;

– Auxiliar: profissionais responsáveis pelas atividades administrativas da empresa, como faturamento, registro de produtos, recebimento de encomendas, logística, recursos humanos, contabilidade, entre outros.

– Agência de Marketing: Altamente necessário para expor a sua empresa para diversos potenciais clientes através da Internet (Google e Redes sociais), aumentando o reconhecimento da sua marca e vendas.

De acordo com a Resolução RDC nº 328/01, a admissão de funcionários deve suceder exames médicos, e todos devem receber orientação quanto às práticas de higiene pessoal, além de utilizarem uniformes de trabalho limpos e em bom estado.

A qualificação dos profissionais aumenta o comprometimento com a empresa, melhora a retenção de funcionários, eleva o desempenho do negócio e reduz os custos trabalhistas relacionados à rotatividade de pessoal. 

O treinamento dos colaboradores deve desenvolver habilidades como percepção para entender e atender às expectativas dos clientes, agilidade e presteza no atendimento, capacidade de apresentação e venda dos produtos farmacêuticos, e motivação para crescer junto com o negócio. 

É fundamental também estar atento à Convenção Coletiva do Sindicato dos Trabalhadores dessa área, utilizá-la como referência para salários e orientação das relações trabalhistas, a fim de evitar consequências indesejáveis.

Equipamentos

Os principais itens necessários para abrir uma distribuidora de medicamentos são:

– Mobiliário como estantes, armários, arquivos, prateleiras e gavetas;

– Câmaras frias para o armazenamento de medicamentos sensíveis à temperatura;

– Móveis e materiais de escritório para a realização das atividades administrativas;

– Equipamentos de controle e registro de temperatura ou umidade, devidamente calibrados, para garantir a adequada conservação dos produtos;

– Computadores para a gestão de registros e processos;

Ao planejar o layout da distribuidora, é importante considerar a ambientação, decoração, circulação, ventilação e iluminação do espaço interno. Por outro lado, na área externa, é necessário atentar para a fachada, letreiros, entradas, saídas e estacionamento.

Sistema de Controle de Estoque Especializado

Em um setor tão regulamentado e sensível como o farmacêutico, é ainda mais crucial ter um controle eficiente do seu estoque para garantir o cumprimento das normas e a satisfação dos seus clientes.

É aqui que entra a grande importância de ter um sistema especializado na área de distribuição de medicamentos. Portanto, nós da JD System, oferecemos um sistema de gerenciamento de estoque desenvolvido especificamente para o setor farmacêutico que pode oferecer uma série de benefícios significativos para o seu negócio.

Em primeiro lugar, esse tipo de sistema irá ajudá-lo a manter o controle completo do seu estoque. Com recursos avançados, como rastreamento de lote, data de validade, registro de entrada e saída, você pode garantir o registro e o monitoramento de todos os produtos. Dessa forma, você terá uma visão clara do seu estoque em tempo real, evitando problemas como a falta de produtos essenciais ou a expiração de medicamentos, o que pode resultar em perdas financeiras e até mesmo em problemas legais.

Além disso, nosso sistema pode otimizar o processo de reposição de estoque. Com base em dados precisos e históricos de vendas, o sistema pode fazer previsões de demanda e sugerir as quantidades corretas a serem adquiridas, evitando estoques excessivos ou insuficientes. Isso ajuda a reduzir custos, otimiza o espaço de armazenamento e evita a obsolescência de medicamentos, garantindo que você tenha os produtos certos no momento certo, para atender às necessidades dos seus clientes.

Por outro lado, ele também auxilia na conformidade com as regulamentações do setor farmacêutico. O gerenciamento adequado do estoque é essencial para cumprir as normas rígidas de órgãos reguladores, como a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA).

Matéria prima e mercadorias 

Alguns indicadores

A gestão de estoque deve buscar um equilíbrio adequado entre a oferta e demanda dos produtos. Dessa forma, para avaliar esse desempenho, existem vários indicadores, dos quais destacamos os três seguintes:

Giro do estoque: O giro do estoque é um indicador que mede quantas vezes o capital investido em estoque é recuperado por meio das vendas em um determinado período, geralmente em base anual. Ele reflete o que aconteceu no passado e é influenciado pela frequência de entregas dos fornecedores. Em resumo, quanto mais frequente for a entrega em menores lotes, maior será o índice de giro dos estoques, também conhecido como índice de rotação de estoques.

Cobertura do estoque: A cobertura do estoque é um indicador que mostra por quanto tempo o estoque atual consegue cobrir as vendas futuras sem que haja falta de suprimento. Ele reflete a capacidade do estoque em atender à demanda futura em determinado momento.

Nível de serviço ao cliente: O indicador de nível de serviço ao cliente é relevante para o varejo, onde o cliente espera receber a mercadoria ou serviço imediatamente após a compra. Ele mostra o número de oportunidades de venda que podem ter sido perdidas devido à falta de mercadoria em estoque ou à incapacidade de executar o serviço prontamente.

Assim, é importante manter o estoque dos produtos em níveis mínimos, de forma a impactar o mínimo possível a alocação de capital de giro. Deve-se calcular o estoque mínimo levando em consideração o tempo entre o pedido de compra e a entrega dos produtos na sede da empresa.

As mercadorias para abrir uma distribuidora de medicamentos

O consumo de medicamentos varia de acordo com a região do país. Segundo a Federação Brasileira da Indústria Farmacêutica (Febrafarma), os medicamentos mais vendidos no Brasil incluem anti-inflamatórios como Cataflam, analgésicos como Neosaldina e Tylenol, vitamina C como Redoxon, entre outros.

Além disso, é interessante incluir em sua oferta de produtos medicamentos de alto custo, próteses, órteses e materiais cirúrgicos, pois esses itens geralmente proporcionam margens brutas mais altas do que medicamentos genéricos e similares. Outra fonte importante de receita são as compras realizadas por órgãos públicos, por meio de secretarias de saúde estaduais e municipais, que podem ser feitas por licitação ou pregão eletrônico, e também é possível atender diretamente as compras emergenciais de hospitais públicos.

Organização do processo produtivo

É necessário que as empresas distribuidoras de medicamentos estabeleçam procedimentos para cumprir as seguintes exigências legais:

– Distribuir apenas produtos farmacêuticos que estejam devidamente registrados no país.

– Obter suprimentos exclusivamente de empresas que sejam titulares do registro dos produtos.

– Manter um manual de Boas Práticas de Distribuição e Armazenagem, juntamente com os procedimentos operacionais adotados pela empresa, disponíveis para inspeção pelas autoridades sanitárias.

– Garantir acesso irrestrito aos documentos, locais, instalações e equipamentos aos agentes responsáveis pelas inspeções.

– Notificar imediatamente à autoridade sanitária competente sobre quaisquer suspeitas de alteração, adulteração, fraude ou falsificação dos produtos distribuídos, indicando o número do lote para investigação, sob pena de ser responsabilizado de acordo com a legislação penal, civil e sanitária.

– Realizar transações comerciais somente por meio de nota fiscal que contenha obrigatoriamente o número dos lotes dos produtos farmacêuticos.

– Manter toda a documentação disponível para inspeção pelas autoridades competentes por um período de cinco anos, e dispor de meios e recursos para isso.

– Manter um cadastro atualizado dos estabelecimentos farmacêuticos e dos serviços de saúde com os quais realiza transações, detalhando os lotes e quantidades correspondentes, a fim de permitir um controle adequado e a rápida identificação de produtos impróprios ou prejudiciais à saúde.

– Ter um plano de emergência que possibilite a execução efetiva de uma ação de retirada do mercado, ordenada pelas autoridades competentes ou definida em cooperação com o fabricante ou importador titular do registro do produto no país. É necessário estabelecer procedimentos operacionais escritos para todas as operações que possam afetar a qualidade dos produtos ou a atividade de distribuição, os quais devem ser aprovados, assinados e datados pelo responsável técnico.

Canais de Distribuição

A distribuidora oferece como parte de seu serviço a entrega dos produtos diretamente no local do cliente. Para isso, a distribuidora pode optar por utilizar sua própria frota de veículos e motocicletas, ou então terceirizar esse serviço.

Investimentos

O valor do investimento inicial para abrir uma distribuidora de medicamentos pode variar consideravelmente, dependendo do tamanho do empreendimento. Para uma distribuidora localizada em uma área de 200m², além do investimento necessário para a compra de mercadorias, estima-se que seja necessário um investimento inicial de aproximadamente R$ 80.000,00 para a estrutura operacional, que será alocado principalmente nos seguintes itens:

– Reforma do local;

– Estantes, armários, arquivos, prateleiras e gavetas: R$ 20.000,00;

– Câmaras frias: R$ 15.000,00;

– Móveis e materiais de escritório: R$ 10.000,00;

– Rede de microcomputadores: R$ 15.000,00;

– Softwares e licenças: R$ 8.000,00;

– Capital de giro: R$ 10.000,00;

É fundamental que o empreendedor elabore um Plano de Negócios antes de iniciar a empresa, detalhando os valores necessários para a estruturação do negócio, levando em consideração os objetivos de retorno e o mercado almejado. 

O capital de giro necessário para os primeiros meses de funcionamento também deve ser incluído nesse planejamento. Os valores mencionados acima são apenas uma referência e podem variar de acordo com a região geográfica da empresa, a necessidade de reforma do imóvel, o tipo de mobiliário escolhido, a diversidade de produtos a serem distribuídos, entre outros fatores.

Capital de Giro

É essencial para abrir uma distribuidora de medicamentos manter um controle rigoroso do capital de giro, que é a quantia de recursos financeiros necessários para garantir a continuidade dos fluxos de caixa. Em resumo, o capital de giro é uma reserva de dinheiro que fica imobilizada no caixa da empresa, incluindo contas bancárias, para enfrentar flutuações no caixa.

O empreendedor precisa ter um orçamento bem estruturado, de modo a evitar o uso de recursos sem planejamento, incluindo valores além dos pró-labores. No início, é necessário preservar todos os recursos que entrarem na empresa, possibilitando o crescimento e expansão do negócio. É ideal reservar recursos próprios para o capital de giro e utilizar financiamentos (se houver) para máquinas e equipamentos.

Além disso, é importante implementar um fluxo de caixa com previsão de saldos futuros para uma gestão eficaz das necessidades de capital de giro. Isso permitirá lidar com precisão com as variações nas vendas e prazos praticados no mercado.

Normalmente, a necessidade de capital de giro representa cerca de 10% do total de investimento para operar uma distribuidora de medicamentos. Portanto, o empreendedor não precisa ter uma grande quantia de dinheiro em caixa, apenas o necessário para pequenas compras eventuais.

O desafio na gestão do capital de giro reside, principalmente, nos seguintes fatores:

– Variação nos diversos custos absorvidos pela empresa;

– Aumento nas despesas financeiras devido à instabilidade do mercado;

– Baixo volume de vendas;

– Aumento nos índices de inadimplência;

– Altos níveis de estoques.

Custos

Os custos envolvidos na abertura e operação de uma Distribuidora de Medicamentos podem ser estimados levando em consideração os seguintes gastos:

1. Custos Variáveis:

– Salários, comissões e encargos que variam de acordo com a quantidade produzida ou vendida.

– Matéria-prima e insumos consumidos no processo de venda/distribuição, que também variam de acordo com a quantidade produzida ou vendida.

2 . Custos Fixos:

– Tributos, impostos, contribuições e taxas que permanecem constantes, independentemente do volume de produção ou vendas.

– Aluguel, taxa de condomínio, segurança, água, luz, telefone e acesso à internet.

– Produtos para higiene e limpeza da empresa e funcionários.

– Recursos para manutenções corretivas de equipamentos.

– Assessoria contábil.

– Propaganda e publicidade da empresa.

– Despesas com vendas.

– Despesas com armazenamento e transporte.

É importante considerar todos esses custos ao fazer uma estimativa de gastos para abrir e operar uma Distribuidora de Medicamentos, a fim de garantir uma gestão financeira adequada e uma adequada reserva de capital de giro para as necessidades da empresa.

Divulgação

A divulgação desempenha um papel crucial no sucesso de uma distribuidora de medicamentos. É importante adequar as campanhas publicitárias ao orçamento da empresa, à sua área de atuação e às características locais. Abaixo, sugerimos algumas ações de marketing acessíveis e eficazes:

– Oferecer descontos e pacotes promocionais para produtos combinados, incentivando os clientes a comprarem mais de um produto e aumentando o valor médio de compra.

– Montar uma loja virtual, criando uma presença online e possibilitando a realização de vendas pela internet, o que pode impulsionar as vendas e expandir o alcance da distribuidora.

– Participar de feiras e eventos relacionados a medicamentos, promovendo a marca e estabelecendo contatos com potenciais clientes, como farmacêuticos, médicos e outros profissionais de saúde.

– É importante planejar as ações de marketing de acordo com o orçamento disponível da empresa, levando em consideração a região de atuação e as particularidades do mercado local de medicamentos, a fim de maximizar os resultados e garantir o retorno sobre o investimento.

Nossa recomendação : Temos diversos clientes líderes do setor de distribuição de medicamentos que desenvolveram sua loja virtual e fizeram todo o plano de marketing digital para vender com a nossa parceria (Crescendonegocios.com), uma agência focada em vendas pela internet, com diversos cases de e-commerces B2B/B2C focados na área da saúde.

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Informações fiscais e tributárias 

A atividade de distribuição de medicamentos, classificada como CNAE/IBGE 4644-3/01, tem a opção de aderir ao regime do SIMPLES Nacional, que é um regime especial unificado de arrecadação de tributos e contribuições destinado a Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, conforme previsto na Lei Complementar nº 123/2006, alterada pela Lei Complementar 155/2016. Para poder aderir a esse regime, é necessário que a receita bruta anual da empresa não ultrapasse R$ 900.000,00 para microempresas e R$ 4.800.000,00 para empresas de pequeno porte, além de cumprir outros requisitos previstos em lei. Essa opção passou a vigorar a partir de janeiro de 2018.

Caso o empreendedor não deseje optar pelo Simples Nacional, existem outros regimes de tributação disponíveis, como o Lucro Presumido e o Lucro Real. No Lucro Presumido, calcula-se o lucro com base na receita bruta de vendas de mercadorias e/ou prestação de serviços, sendo uma forma simplificada de tributação utilizada por empresas que não estão obrigadas a apurar o Lucro Real. Nesse regime, a apuração dos impostos é feita trimestralmente. Já no Lucro Real, o lucro líquido do período é ajustado pelas adições, exclusões ou compensações estabelecidas na legislação tributária, sendo um sistema mais complexo que requer uma análise detalhada por um contador.

Desse modo, para abrir uma distribuidora de medicamentos, é recomendável que o empreendedor sempre consulte um contador para receber orientações sobre o enquadramento jurídico e o regime de tributação mais adequado ao seu caso, levando em consideração a natureza e o porte de sua empresa, a fim de cumprir corretamente suas obrigações fiscais.